檔案是企業從事生產、經營、管理活動中形成的具有寶貴價值的資料，是企業發展過程中不可替代的資產財富，做好道路運輸企業的基礎檔案管理工作尤為重要。本文以江蘇常州公路運輸集團有限公司為例，談談在道路運輸企業檔案管理方面的幾點想法。

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　　檔案管理現狀

　　常運集團創建于1949年4月，始稱公營華新汽車公司，解放后體制幾經變換，于2010年6月25日組建集團，是常州地區唯一具有國家道路旅客運輸一級資質的綜合性運輸企業。經過60余年的發展，現已成為以道路旅客運輸為主，集班車客運、旅游客運、現代物流（貨物快件）、汽車租賃、汽車修理、汽車銷售、出租車、駕駛培訓等業務于一體的企業集團。

　　常運集團檔案室創建于1983年，隸屬于集團辦公室，現位于集團公司辦公大樓二樓（2010年啟用），為1庫共計178㎡。檔案室內存儲柜架、消防內保、動態監控、溫濕調節等設施設備齊全，具有良好的防盜、防火、防蟲等條件。現有室藏檔案19431卷/18979件，其中文書檔案1021卷/17189件，會計檔案17411卷，特殊載體485件/盤/張，基建檔案514卷，人事檔案1790件。

　　常運集團日常檔案工作主要分為辦公平臺檔案管理、檔案室庫房管理兩大塊。在人員配置上，實行一專多輔的檔案管理員制度，配備固定的專職檔案管理員1名，現由集團辦公室文書擔任；另有兼職輔助檔案管理員10余名，主要為熟悉各基層單位及公司勞資、財務等狀況的科室主任和管理人員。

　　公司制定了全面詳實的檔案管理制度，對檔案室的職責、檔案工作的要求、文件資料的歸檔范圍、檔案的保密細則以及檔案的統計、鑒定、移交、保管期限、銷毀等方面均有明確規定。現檔案室內所存儲檔案主要來自于集團各部室及其對應條線，相關檔案管理制度中也明確了各部室需歸檔的文件資料范圍。此外，公司每年在認真做好檔案整理、裝訂和歸檔的基礎上，及時對所有檔案資料編制數字化目錄。

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　　存在的問題

　　檔案意識淡薄，領導重視不夠。就常運集團而言，公司領導在日常工作中把精力主要集中在生產經營、企業轉型升級發展等方面，對于檔案管理重視程度不夠。部分領導認為檔案工作耗時費力，沒有實際的經濟利益，因而對此漠不關心。不規范的檔案管理會給企業在今后的管理過程中遺留隱患。比如公司商業機密因未納入規范化管理，被他人剽竊或被員工離職帶走，一旦發生泄密事件，不僅找不到直接責任人造成互相推諉，而且使公司蒙受巨大損失。領導的重視程度，還直接影響到檔案管理人員的工作信心。

　　缺少主動的管理作為。檔案工作看似容易實則極其復雜，需要極強的耐心和細心去完成。公司對檔案管理人員的定位傾向于“重藏輕用”，長期下去，檔案管理人員體會不到認可感和成就感，工作積極性與主動性降低，無形之中形成了一種錯位意識，即把原本該用心去做的重要工作，只做成簡單的文件資料儲藏或者倉庫保管，難有真正的管理作為。

　　歸檔內容不完整。雖然公司在相關管理制度中明確了各部室、各單位需要歸檔的文件資料范圍，但由于兼職檔案管理人員對工作不夠重視，認知不足，再加上人事調動、業務調整等方面的因素，仍然導致一些重要資料歸檔不全面、不完整，或是一些重要的檔案分散在基層或個人手中，不能及時入庫。

　　管理方式墨守成規。現在的檔案管理已經走向了規范化、信息化、安全化。近年來，國家檔案工作重點中也明確提出要推動數字化、信息化建設。而目前多數企業檔案的管理方式還停留在紙質檔案階段，甚至不少企業還沒有電子檔案。常運集團檔案管理數字信息化建設起始于2005年，通過永樂文檔一體化通用軟件，對歷年的檔案目錄做了手工錄入，以便于快速查找、便捷查詢。但就日常工作而言，該軟件的使用率不高，一方面由于軟件自身存在短處，限單機操作，不能多臺電腦同時聯網登陸，無法實現檔案管理的資源共享；另一方面也由于管理者在思想上不能與時俱進，工作方式墨守成規，且對軟件的使用僅限于文書檔案，其他模塊有待投入使用。

　　管理素質有待提升。檔案管理工作不僅政策性強，而且專業技術要求也很高，檔案人員必須要有較好的專業素質，才能勝任該項工作。目前常運集團沒有專職檔案管理小組，大部分檔案管理者是公司各層辦公室兼職人員，對檔案管理的重要性和責任心缺乏足夠的認識，存在隨意應付了事的思想，基本上不會騰出時間去管理或整理大量的檔案資料，這直接影響了檔案管理工作的持續性和穩定性。由于長期缺乏重視，檔案管理人員沒有機會參加培訓或再教育，導致想法落后、應付管理。

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　　幾點建議

　　轉變觀念。當下隨著網絡的大范圍普及，人們通過互聯網獲取很多信息，但卻沒有形成深刻的理解和記憶，信息呈現碎片化。越來越多的事務也都開始網絡化辦理，雖在一定程度上提升了辦事效率，但不利于重要資料或物品的保管與留存，如果建立了完善的檔案管理機制，就能很好地解決這一問題，彌補互聯網時代便捷化所帶來的漏洞。交通運輸業正面臨強大的互聯網跨界競爭。做好企業檔案管理工作，有助于重要資料的收集與留存，促使企業在不斷發展壯大過程中，繼承好的經驗，反思和總結教訓，為企業在轉型升級等重要關頭起到基礎支撐作用。除此之外，企業檔案還能生動全面地展示企業發展歷程，提高員工的認同感和歸屬感，提升企業文化品位。

　　健全組織，領導有方。企業領導及相關部室、單位都應高度重視企業檔案管理工作，加強協作，專門成立以公司領導為主要負責人，由相關部室、單位負責人為成員的領導小組，廣泛發動、分片區系統管理，指定責任人負責該片區的檔案工作。

　　建章立制，強化宣傳。完善相關管理規定，制定出臺鼓勵措施，對于檔案管理工作給予必要的重視與關心。充分運用廣播、報刊、宣傳欄、網站以及微信、微博等新興媒體，大力宣傳企業檔案管理工作的重要性；通過在企業內刊及其他媒體上發表相關文章，加強企業檔案建立與管理的理論研究；通過積極參與省市級主管單位組織的專題報告會及參觀活動等，學習總結企業檔案管理經驗，推進檔案管理工作。

　　加強培訓，規范管理。結合新時期檔案管理的發展趨勢，根據不同層次的需求按需施教，注重實效，“送培”與“內培”的方式相結合，不定期開展檔案人員培訓，提高檔案員的業務素質和工作效率。除此之外，還要對檔案集中管理，統一檔案裝具，統一整理方法，統一驗收標準；形成紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制；建立檔案查閱監督機制，不允許無關人員查閱檔案。

　　與時俱進，穩步發展。要勇于打破傳統的人力收集、整理、保管和應用模式，跟上時代步伐，引進專業管理軟件，加快推動信息化建設。這既是信息社會的要求，也是建立企業完善檔案管理工作的必然要求。實現數字化、信息化管理，不但可以增加檔案的儲存數量，解決檔案室空間有限的硬件限制，還可以提高辦事效率，節約人力資源，為企業的發展提供更大的幫助。

　　（作者：江蘇常州公路運輸集團有限公司）